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                私車公用簽租賃合同、代開發票,越想越不現實

                作者:「匯成集團」

                發表于:2020-09-18

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                  私車公用這個話題,一直以來都沒消停過,沒辦法啊,畢竟這個事情在企業隨時都在發生。
                  
                  就拿財務部來說,今天去市里跑一趟稅務局,單位的公車不夠,員工自己開了自己私家車出去了一趟,這個也算是私車公用,我是為了公司辦事,這個費用是不是應該公司承擔呢?
                  
                  當然,財務部的這種情況還不算多,業務部的相對要多一些,天天在外面跑,自己開自己的車也是方便一些,什么油費、過路費、停車費,公司是不是應該給我報銷一下?
                  
                  該,肯定該,因公支出,屬于公司的支出,就應該入賬報銷。
                  
                  但是私車公用的這個話題確實太敏感了.
                  
                  為什么敏感呢?因為個人的車輛,個人車輛發生的這個費用,真的是太容易出現公私不分的情況,我們知道私人發生的費用不管是會計核算還是稅務處理都是不允許放到公司來報銷和稅前列支的。
                  
                  會計主體假設的目的是為會計核算劃定一個空間范圍,以便于將企業自身的經營活動和外界相區別,與所有者自身的經濟收支相區別。界線清楚,既便于核算,又避免法律糾葛。稅法上更不允許和企業取得收入無關的其他費用列支,這涉及國家的稅收安全。
                  
                  像加油票這類發票很容易出現舞弊,很多企業就會找些私人發生的費用取得的發票,甚至去虛開一些加油費發票在企業賬務列支,主要目的就是虛增費用,減少企業所得稅的支出,規避個人所得稅和社?;鶖?。
                  
                  也正是因為如此,但凡你向稅務局咨詢,私車公用發生的相關加油費、過路費用能不能稅前扣除,能不能報銷的時候,你通常都會得到一個這樣的回復。
                  
                  企業使用員工個人的車輛,應在簽訂租賃合同并取得車輛租賃發票的情況下,其發生的與生產經營相關的油費、保養費、過路費等支出,可憑合法有效憑證在企業所得稅前扣除。
                  
                  這個回復的內核思想是什么呢?其實無非就是讓你取得充分的證明,至少從形式上證明這個車輛的使用費用確確實實是和企業相關的。
                  
                  其實咱們細想一下,稅務局這樣回復也是沒有毛病的,車輛本身不屬于你企業的財產,車輛發生的費用要進到你企業費用,那只有通過市場化交易,以接受租賃服務方式實現。
                  
                  這就像你租房辦公,你總不可以讓別人把房屋折舊表拿給你做賬是一個道理。
                  
                  如果我們按照這個邏輯去做的話,肯定是萬無一失的,因為它確實是非常規范,但是這樣做確實非常不現實,可以說是困難重重。
                  
                  1、租賃合同難簽,一個兩個人倒好說,有些單位幾千上萬人,部門幾十上百個,單位私車公用情況多,私車公用的發生非常零散,簽合同這個事情落地性不強。
                  
                  2、發票代開難,一般私車公用都是用員工的車輛,員工個人去代開發票意愿非常低,而且由于私車公用發生零散,加上各地對個人代開發票次數和金額都有限制,實操上很難操作。
                  
                  3、租賃發票稅負高,個人代開租賃發票個人所得稅這塊就已經是20%了,加上增值稅(正常按3%算)、附加、印花稅等稅負,綜合稅負幾乎接近25%,這部分都是轉嫁企業負擔,說句不好聽的話,你就算給我把這部分費用都納稅調增,我也就是25%的企業所得稅,如果是小型微利企業,我還遠遠達不到25%。
                  
                  所以,基于上面的原因,現實工作中,私車公用簽訂合同,代開發票這個事情真的是越想越不現實,很沒有實操性!
                  
                  但是企業也不可能因為這個就不發生這個費用,稅務政策也不能成為企業經營的阻礙,鑒于這種情況,二哥覺得我們是否可以換個方式來處理這些費用?;蛘呤谴蛞粋€組合拳,綜合利用各種方式解決公司交通費用的問題。
                  
                  怎么做呢?
                  
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                  以交通補貼的方式處理
                  
                  按照部門、級別以及崗位性質直接隨工資薪金發放交通費補貼,以此來解決員工平時因公出現產生的因公支出。
                  
                  財企[2009]242號,企業為職工提供的交通、住房、通訊待遇,已經實行貨幣化改革的,按月按標準發放或支付的住房補貼、交通補貼或者車改補貼、通訊補貼,應當納入職工工資總額,不再納入職工福利費管理;
                  
                  這是一個好辦法,一方面不需要發票報銷「當然也有采取用發票報銷方式領取補貼」,但不管你是直接現金方式發放還是報銷方式向職工支付的收入,均應該視為個人取得公務用車補貼收入,按照工資薪金計算繳納個人所得稅。
                  
                  《國家稅務總局關于個人因公務用車制度改革取得補貼收入征收個人所得稅問題的通知》(國稅函[2006]245號)第一條規定,因公務用車制度改革而以現金、報銷等形式向職工個人支付的收入,均應視為個人取得公務用車補貼收入,按照“工資、薪金所得”項目計征個人所得稅。
                  
                  同時呢,國稅發[1999]58號國家稅務總局關于個人所得稅有關政策問題的通知,個人因公務用車和通訊制度改革而取得的公務用車、通訊補貼收人,扣除一定標準的公務費用后,按照“工資、薪金”所得項目計征個人所得稅。
                  
                  注:對于這種交通費補貼,計算個稅,各地還有不同的標準,標準以下免稅,標準以上征稅,這個需要看各地的具體政策。如果沒有出臺政策的地區,那就全額計個稅。
                  
                  比如下面這個海南省的標準。
                  
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                  對外租賃用車
                  
                  2.1  非短期租賃
                  
                  這種適合經常在外地跑業務的人員,銷售代表這種到達一個省后,可能要跑遍全省各網點,這種適合找租賃公司租車使用。
                  
                  喜歡自駕游的朋友都非常清楚,現在租賃車輛也非常方便,各地都有租賃公司,對企業來說,企業員工異地出差,同省出差,完全可以通過企業間合作的方式,租賃專業公司的車輛使用。
                  
                  公司和租賃公司簽訂框架合作協議,按月或者按次和租賃公司結算租車費用,取得租賃公司的合規發票。
                  
                  員工跨省或者跨市出差,可以在租賃公司當地的車行提取車輛使用,費用由公司統一結算。
                  
                  2.2  短期租賃
                  
                  這種適合市內出行、商務接待場景需求,最簡單的就是可以采用網約車企業版的方式。
                  
                  我們都知道現在的網約車服務非常精準,全程行程追蹤,所有出行有記錄可查,不怕虛假報銷,這也是企業費用真實性證明的有效證據。
                  
                  像一些網約車推行的企業版出行服務,更是和企業財務直接對接,省去了員工墊付交通費,報銷交通費的流程,讓出行更高效,費用管控更到位。
                  
                  而這種方式實質也是一種租賃方式,只不過這種方式更集中,更高效。
                  
                  大家可以看看下面這個視頻。
                  
                  以上的處理方式,員工不會涉及個人所得稅的問題,取得的發票是實實在在的因為費用支出,甚至根本不需要員工墊付,直接企業結算了。
                  
                  企業費用監控和稅前列支也公開透明,非常適合企業人員出行場景較多的大中型企業使用。
                  
                  其實以上兩種方式基本能解決大部分日常出行的場景問題,而且更為關鍵是避免了私車公用的發生,私車公用不僅費用難以監控,稅務風險較大,而且更為關鍵的是員工交通事故無處不在,企業在員工人生安全上也存在相應的風險,所以,能不用其實盡量不用。
                  
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                  實報實銷
                  
                  那么如果真的企業日常就是有各種加油發票、過路費發票采取報銷方式來處理且未簽到租車協議,我們如何做到盡量規避風險呢或者說把風險降低到最低呢?
                  
                  首先,我們應該盡量降低這塊的比例,大量的企業出行場景我們可以采取補助、或者找專業的第三方租賃公司合作方式解決。
                  
                  其次,如果真發生臨時的這種費用,我們需要做的就是從核算報銷流程和發票取得多方面做好內部控制,最終一個目標,不用嘴巴說,而是用證據鏈證明這個費用是因公發生,在稅務檢查時候獲得稅務檢查人員的認可。
                  
                  建立制度是關鍵!你必須有相關的制度把這個東西固化下來,你可以單獨制度一個私車公用報銷制度,也可以在公司差旅費報銷制度下加入私車公用的相應規定。
                  
                  報銷流程和單據就是具體怎么做?填寫那些單據,準備那些票據?都需要清清楚楚的涵蓋。
                  
                  包括出行前提出出車申請單「時間、地點、出行事由等」,出行完成后的人員需要提供的報銷表格式,信息應該包括實際趟數、里程、相關雜費等
                  
                  制度里面規定主要的地點,出行的市州多少公里數以制度的方式固定下來,采取每公里定額報銷多少油的方式進行計算。
                  
                  關于發票,都應該憑票報銷且發票都應該開具為公司抬頭,開票日期會佐證出行的真實性。
                  
                  如果做到這樣,制度健全,費用合理,出差業務證據充分,我們又不是變相發補貼,又不是違規亂報銷,那這種操作方式我覺得稅務就算檢查到,也可以用真實業務的理由去和稅務溝通協調,獲得稅務的認可。
                  
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                  總之,如果你也覺得協議不好弄,那么二哥建議針對你自己公司的各種情況,綜合考慮前面幾種方式來解決公司交通費的問題。
                  
                  你比如,公司絕大部分管理人員,日常出現較少的,直接采取交通補貼方式解決,公司的銷售人員,長期在外跑的人員,可以采取定向和汽車租賃公司合作方式,或者說直接用網約車企業版方式解決這部分人出行報銷問題。
                  
                  對于建筑類企業,工地在便宜地區,需要隨時開自己車去現場的,可以結合私車公用,簽訂協議,定期開具發票的方式解決。
                  
                  總之,如果你什么都不做,就是一摞加油票,一摞通行費發票的貼著報銷,而且還說不出個合理性,分不清出行次數,任務目的和合理公里消耗,這部分費用的可信度就非常低了。
                  
                  可信度低了,如果是變相發補貼那對不起,補個稅,如果是虛假費用,那對不起,不得稅前扣除。
                  
                  千萬別有張加油費發票貼著就萬事大吉了,任何事情都是要講證據的,會計上和稅務上的真實合理不是就等于一張發票!
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